تعداد بازدید : 4525075
تعداد نوشته ها : 10297
تعداد نظرات : 320
پیشرفت فناوری در تولید، پردازش، انتشار و استفاده از اطلاعات سبب دگرگونی عمیق در روابط بین انسانها و سازمانها شده است. امروزه در جوامع پیشرفته سازمانها با استراتژی استفاده از فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی در قلمرو اهداف خود در حرکت هستند. در این میان روابط عمومی در هر سازمان یکی از اساسیترین و مهمترین واحد سازمانی به منظور اطلاعرسانی و پل ارتباطی قوی مابین کارکنان سازمان و محیط بیرونی سازمان نقش ایفا میکنند. این واحد سازمانی میتواند رهرو تغییرات در سازمان باشد و با آموزش و ابزارهایی که در اختیار دارد آگاهیهای لازم را برای تسریع روند تغییرات ارائه نماید. همچنین روابط عمومی با مهارتهای لازم میتواند بر مدیریت عالی سازمان تاثیرگذار باشد به طوری که مدیریت در روند تغییرات همراه شود. اگر استفاده از فناوریهای اطلاعات و ارتباطات را در یک تغییر بنیادی، موثر و مثبت بدانیم با این پذیرش روابط عمومی جلوهای نوین میباید که یکی از راههای ارائه این جلوه تغییر روابط عمومی از حالت سنتی به الکترونیک است. روابط عمومی الکترونیک با استفاده از فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی با اطلاع رسانیهای سریع و بهنگام و توجه به اصل مخاطب محوری میتواند فعالیتهای خود را با سنجش برنامههای دقیق استوار کند. به طوری که با ارائه خدمات بهینه، شفاف سازی اطلاعات، حس اعتماد و تصویر ذهنی مطلوبی در ابعاد درون و برون سازمان از خود بر جای گذارد. هدف اساسی در این مقاله بررسی عوامل موثر بر توسعه روابط عمومی الکترونیک میباشد و همچنین سعی خواهیم کرد مفهوم، مزیتها، تنگناها و چالشهای فراروی روابط عمومی الکترونیک را تا امکان تبیین و ارائه کنیم.واژههای کلیدی:
روابط عمومی، روابط عمومی الکترونیکی، فناوری اطلاعات، جامعه اطلاعاتی، چالشها و موانع روابط عمومی الکترونیکی.
1) مقدمه
امروزه فناوریهای نوین تمام زندگی و محیط کار ما را تحت شعاع قرار داده و بشر امروز بدون بهرهگیری از تبعات آن امکان عملی برای ادامه حیات خود ندارد. شتاب انتشار اطلاعات ناشی از عصر دیجیتال و الکترونیک به حدی است که میتوان از آن به انفجار اطلاعات تعبیر کرد. در این بین روابط عمومی که به عنوان حلقه واسط و اتصال دهنده نهادها و سازمانها در جامعه عمل میکند، نخستین و مؤثرترین نهادی است که وظیفه شفاف سازی و پاسخگو بودن سازمانها را برعهده دارد. روابط عمومی در عصر اطلاعات موظف به همگونی و همسانی با فرآیند اطلاعات در جهت نو شدن است که با ایجاد و گسترش زیربنای ارتباطی، ایجاد شبکههای اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص این امکان فراهم میشود که نظام نوینی پدید آید. روابط عمومی، صرفاً با کارکنان، سازمان و مشتریان خود رو به رو نیست، شرایط پیرامونی به سرعت در حال تغییر است که بنا به عقیده بسیاری از آگاهان در علوم ارتباطات، بحران بعدی روابط عمومیها به دلیل شرایط بسیار متحول شده، دیگر استراتژیهای بلند مدت ندارند. در دنیا معاصر، روابط عمومیها، سازمانهای 24 ×7 نامیده میشوند که به معنی 24 ساعت کار در هر هفت روز هفته است که البته به معنی الزام به حضور فیزیکی در محل کار نیست، بلکه ارائه خدمات روابط عمومی به صورت دیجیتال است و تبدیل روابط عمومیهای سنتی به روابط عمومیهای دیجیتال، یک ضرورت است. (باقریان، 1380، ص34)
روابط عمومی دیجیتال عبارت است از استفاده از فناوری دیجیتالی، خصوصاً کاربردهای مبتنی بر وب سایتهای اینترنتی برای افزایش دسترسی و ارائه خدمات و اطلاعات ارتباطی به کاربران، سازمانها و نهادها و دریافت اطلاعات از طریق آن. بنابراین وظیفه روابط عمومی الکترونیکی و دیجیتال، کسب نظرات مخاطبان در کوتاهترین زمان، ارتباط دو طرفه با مخاطب و دریافت نظرات و انتقادات آنها در کمترین زمان ممکن است، چرا که تعامل با مخاطب بیشتر میشود و در بسیاری از سایتهای موجود بلافاصله میتوان نظرات مخاطبان را جویا شد. در حالی که در رسانههای سنتی، معمولاً مخاطبان به سرعت و به درستی نسبت به پیام واکنش نشان نمیدهند و در صورت تحقق مخاطب شناسی، به درستی میتوان میزان رضایتمندی مخاطبان را دریافت و با تجزیه و تحلیل پیامهای ارتباطی، مطابق با نیازهای مخاطب برنامهریزی کرد. وقتی پیام در رسانههای مکتب، نوشته شد دیگر در اختیار منبع نیست، اما در سایت سازمان، امکان اصلاح و تغییر اخبار وجود دارد. (جبرائیلی، 1385، ص4) در چنین شبکهای میتوان قوانین و مقررات آییننامه و ضوابطی که سازمان براساس آنها عمل میکند را در معرض افکار عمومی قرار داد و شهروندان میتوانند برای انجام امور خود در ارتباط با سازمان مربوطه، اطلاعات خود را به بهترین شکل دریافت کنند. یبه این ترتیب روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی نه تنها زمینه شفاف سازی و امکان دسترسی همگان به اطلاعات مربوطه را مهیا میکند،بلکه امکان نقد و ارزیابی برنامهها و در نتیجه نظارت عمومی را نیز به قصد بهسازی فرآیندهای جاری و کمک به تصمیمگیری فراهم میسازد. این روش زمینه بالقوهای برای کمک به ایجاد رابطهای ساده، روان و مؤثر بین سازمانها و مؤسسات با سازمانها و موسسات دیگر و نهادهای اجتماعی و مدنی در راستای ارائه خدمات اطلاعات و خدمات ارزان قیمت، فوری و فراگیر به کلیه گروههای کاربر فراهم خواهد کرد. (مومنی نورآبادی، سلطانیفر، 1382، ص1)
2) بررسی مفهوم روابط عمومی
امروز کارکنان سازمان و مشتریان به تبادل اطلاعات میپردازند که در این میان روابط عمومی در هر سازمان یکی از اساسیترین و مهمترین واحد سازمانی به منظور اطلاع رسانی و پل ارتباطی قوی مابین کارکنان سازمان و محیط بیرونی سازمان نقش ایفا میکنند. این واحد سازمانی میتواند رهرو تغییرات در سازمان باشد و با آموزش و ابزارهایی که در اختیار دارد آگاهیهای لازم را برای تسریع روند تغییرات ارائه نماید. همچنین روابط عمومی با مهارتهای لازم میتواند بر مدیریت عالی سازمان تاثیرگذار باشد به طوری که مدیریت در روند تغییرات نه تنها همراه شود، بلکه با کسانی که ممکن است از ساسر دنیا وارد سایت آنها بشوند و درخواست اطلاعات، خدمات و یا تسهیلات نمایند، رو به رو میباشند. (اکرمی، 1386، ص15) روابط عمومی نقش مهم و برجستهای در برخورد با مخاطبان یک سازمان یا یک مؤسسه دارد و به علت ارتباط گسترده و ازدیاد مخاطبان، روابط عمومی الکترونیک میتواند روش خوبی را در اختیار مدیران سازمانها و مؤسسات قرار دهد تا با مخاطبان و تشکیلات خود ارتباطی دو سویه و گسترده برقرار کند و به سرعت از نظرات آنها مطلع شوند. همچنین از عوامل مهم دیگر در روابط عمومی الکترونیک مشتری مداری یا همان مخاطبمداری و شفاف سازی سازمان یا مؤسسه است، که در عامل اول به دنبال افزایش خدمات ارزنده و بهتری است که با افزایش این خدمات مخاطب یا مشتری با خود، افراد دیگری را به همراه میآورد. ولی هدفش ازدیاد مخاطب نیست، بلکه درصدد است که تعداد مخاطبانی که وجود دارند، با افزایش خدمات ارزنده و برآوردن خواستههای آنها را راضی نگه دارد به طوری که در این چرخه مخاطبان زیادی به همراه خواهند آمد. عامل دوم شفاف سازی سازمان یا مؤسسه است که از کنترل پذیری اندکی برخوردار است. و به این لحاظ پاسخگویی به مخاطبان پر هیاهو است. امروزه هر کاربر دارای یک کامپیوتر متصل به اینترنت میتواند به سرویسهای خبری و اطلاعاتی متصل شود و اطلاعات کسب کند که کنترل آن دشوار به نظر میرسد. توزیع اطلاعات از نظر حجم و سرعت بدون مکانیسم فیلترسازی، همچنین پاسخگویی موثر شبکهای، مدیریت مخاطب، پاسخگویی سریع میتواند به افزایش کارایی و شهرت سازمان کمک کند که در مورد روزنامهنگاران و رسانههای گروهی هم صدق میکند که با پوشش رسانهای مناسب و ارسال اطلاعات توسط اینترنت عملاً به شفاف سازی اطلاعات و سازمان کمک میکند. به بیان دیگر از این طریق روابط عمومیها میتوانند یک فراین ارتباطی و اطلاعاتی دو سویه و اثر بخش را بین سازمان و مخاطبانش فراهم سازد. بر این اساس روابط عمومی الکترونیک فن تلفیق فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی با سیستمها و روشهای کلاسیک روابط عمومی برای بهینهسازی فرایندهای کاری موجود و خلق ایده ها و راهکارهای تازه در جهت توسعه اطلاع رسانی داخلی و خارجی سازمان است. (جبرائیلی، 1385، ص4)
افراد زیادی در برخورد با عبارت روابط عمومی الکترونیک حیطه کاری آن را در حوزه تبلیغات اینترنتی یا سایتهای اطلاع رسانی میدانند. این در حالی است که تنها بخشی از خدمات روابط عمومی الکترونیک در حوزههای یاد شده ارائه میشوند. رسالت روابط عمومی الکترونیک یابش، گزینش، پردازش و توزیع پیامهای سازمان با سرعت و دقت بالا به مخاطبان اصلی است.
از وظایف مهم روابط عمومیها، اطلاع رسانی دقیق و به موقع به سازمان و مخاطبان عام و خاص و ایجاد همنوایی در ابعاد درون و بیرون سازمان است، که با ساختن تصویر ذهنی مناسب از سازمان و برخورداری از ابزارهای دقیق ارتباطی، مخاطبان را به استقبال از فعالیتها و برنامهها ترغیب و به توسعه روابط عمومی کمک میکند. بدیهی است که امروزه، روابط عمومیها باید همگام با تحولات و پیشرفتهای روز دنیا حرکت کنند تا از هیچ نوع نوآوری و تکنولوژی ارتباطی و اطلاعاتی دور نمانند. روابط عمومی قرن بیست و یکم را باید جلوهای از روابط عمومی الکترونیک دانست و در تعریف روابط عمومی الکترونیک میتوان گفت روابط عمومی الکترونیک روش بکارگیری فناوری جدید ارتباطی و سیستمهای نوین اطلاع رسانی در جهت ارایه خدماتی است که با خواستهها و نیازهای لحظهای مخاطبان و نیز با هدف تحقق بخشیدن به هدفهای روابط عمومی منطبق باشد. (آقاداوود، 1382، ص 1) هدف راهاندازی روابط عمومی الکترونیک، رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات یک سازمان را به طور شبانهروزی، بدون مراجعه فیزیکی مخاطبان آن سازمان و تنها از طریق اتصال به پایگاههای آن نهاد انجام داد. روابط عمومی نقش مهم و برجستهای در برخورد با مخاطبان دارد و علت ارتباط گسترده با تعداد زیادی از مخاطبان که روزانه به آن مراجعه و درخواست اطلاعات میکنند، میتواند روش مناسبی در اختیار مدیران سازمانها و مؤسسات قرار دهد. همچنین به کمک روابط عمومی الکترونیک مردم میتوانند نظرات خود را آسانتر و سریعتر به گوش مسؤلان سازمان برسانند، این کار از نظر سنجیهایی که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار است جلوگیری میکند. (آذری، 1379، ص56)
3) روابط عمومی با هویتی متفاوت
اینترنت هویت متمایزی را برای شرکتها در قرن بیست و یکم رقم میزند. البته متمایز کردن خود از دیگران کار سادهای نیست و بسیاری از سازمانها برای جدا سازی خود از رقبایشان دچار مشکل میشوند. هویت تنها یک نشان و علامت، و حتی برچسب نیست. هویت تعهد و التزامی برای ایفای وظیفه است. یکی از شیوههای سنتی مرسوم که برای ایجاد تمایز با دیگران از سوی سازمانها بکار گرفته میشود، سفارش تبلیغات برای انتشار فوری پیامها است. در حوزه اقتصاد اینترنت، این شیوه با توفیقات اندکی همراه بوده است. امروزه بسیاری از شرکت های اینترنتی برای متمایز کردن خود شیوه خاصی را دنبال میکنند و در میان روابط عمومیها به اینترنت به نوبه خود فعالیت روابط عمومی را دوباره تعریف میکند. بسیاری از کارگزاران اقتصادی و سرمایه داران با شهامت، که از حمایتهای مالی نیز سود میبرند ادعا میکنند که تبلیغات و درک عمومی، غالباً در ایجاد تمایز برای راهاندازی شبکه و نظارت فنی به یک اندازه حائز اهمیت است. (سید محسنی، 1384، ص 64) به دلیل وجود تعداد زیادی شرکتهای دات کام (com.) که در تلاش برای شناساندن خود هستند و نیز بودجههای اندک اختصاص داده شده برای حفظ سرمایههای در خطر، شرکتهای اینترنتی تازه پا به روابط عمومی وابستهاند، به بیان روشنتر، تبلیغات، برای دسترسی به بازار به آنان یاری میرساند.این شرکتها به دنبال جریانی از اطلاعیههای خبری میباشند تا در مقابل مخاطبان از آنان حمایت کنند و مهمتر از آن، اینکه سرمایهداران با جرأت از آنان حمایت مالی کنند، نتیجه آنکه در این حالت، بدنامترین تولید یک روابط عمومی، اطلاعیه خبری است؛ اطلاعیههای خبری مثبتی که موجب افزایش سرمایه میگردد. اطلاعیههای خبری فراوان و غیرضروری، ادعاهای دروغین وب سایتها و گزارشات تحقیقی نادرستی که به دنبال جلب مشتری محصولات یک شرکت هستند از جمله معضلات اخلاقی است که پیش روی روابط عمومیهاست و با این توصیف، فعالیت در شبکه اینترنت میتواند برای روابط عمومیها پیامدهای منفی به همراه داشته باشد؛ اگرچه این موضوع مؤید تنش فزاینده روابط عمومی در توسعه اینترنت نیز تلقی میگردد. استفاده از اینترنت در میان کارگزاران روابط عمومی در آینده به طور قابل توجه و غیر قابل اجتنابی گسترش خواهد یافت. از جمله دلایل اصلی که در این ارتباط میتوان برشمرد سه دلیلی است که در ذیل میآید. (فریزر، پی، سیتل، 2001، ص301)
4) روابط عمومی: افکار عمومی و مدیریت
در حرفهایترین صورت ممکن؛ روابط عمومی در پی تاثیرگذاری بر افکار عمومی است و این کار را با ارائه ایماژهای به موقع و مناسب از شرکت، خدمت، محصول و با عرضه پیامهای موثر از طریق واسطههایی به نام رسانهها و یا به طور مستقیم از طریق خود مخاطبان صورت میدهد.
یا میتوانم به گونه نرمتر و مثبتتری هم بگویم که شما دستاندرکاران روابط عمومی بیشتر از آن خوشتان بیاید: کار روابط عمومی یک نوع مدیریت هوشمندانه است و هدف این مدیریت؛ ایجاد و حفظ روابط دو جانبه و سودمند برای سازمان و مردم. (ذوالنور، 1386، ص4)
5) صنعت روابط عمومی
اگر حوزههای مرتبط با روابط عمومی؛ یعنی تبلیغات و بازاریابی و سازمانهای نظرسنجی را هم به حساب بیاوریم؛ با صنعت بزرگ و پرقدرتی مواجه میشویم که از لحاظ منطقی باید بتواند حمایت مطلوبی برای بازیگران صحنه خود ایجاد کند؛ اما تردید نکنید بدون مسلح شدن به سپر علمی و درک شرایط معاصر؛ نه تنها نمیتوان به چنین حمایتی دست یافت؛ بلکه ممکن است حمایت موجود را هم از دست داد. تکنیکها، ابزارها و مهارتهای تبلیغات و بازاریابی و حتی مهارتهای مربوط به دستیابی به نگرشهای مخاطبان هم تغییر کردهاند.
6) روابط عمومی کارآمد و فنآوریهای جدید اطلاعاتی و ارتباطی
توجه و اهتمام یک روابط عمومی کارآمد برای دستیابی به آخرین فناوریها و شیوههای اطلاعاتی و ارتباطی برای افزایش سطح کمی و کیفی فعالیتها یک اقدام اساسی است. روابط عمومی کارآمد برای آنکه بتواند همگام با مخاطبان سازمان حرکت و نوآوری و فعالیت داشته باشد، ملزم به تجهیز شدن به آخرین یافتهها و روشهای نوین ارتباطی و اطلاعاتی و نیز زبان روز مخاطبان است. در این میان تکنولوژی به شدت بر روابط عمومی تأثیر گذاشته است. برای مثال، امروزه واژهپردازی رایانهای، پخش ماهوارهای، گرافیک رایانهای، پردازش آنی اطلاعات و همایش از راه دور ابعاد تازهای به فراگرد ارتباطات افزودهاند. اگرچه رایانهها به کنش متقابل ارتباطی کمک میکنند، اما برای اینکه متخصصان روابط عمومی درباره کمکهای بالقوه این نوآوری الکترونیک به روابط عمومی بصیرت پیدا کنند، جهتیابی تازهای لازم است. ضرورت دارد که متخصصان روابط عمومی با این تکنولوژی جدید آشنا شوند، آن را به کار گیرند و از قابلیتهای آن شناختی به دست آورند تا به مشارکت کنندگان مؤثری در فراگیر تصمیمگیری سازمانهای بینالمللی تبدیل گردند. امروزه در سایه فناوریهای جدید، روابط عمومی، کانونی بینالمللی پیدا کرده است. تکنولوژی، امکانات ارتباطی جدیدی را به روی آن گشوده و کارشناس حرفهای روابط عمومی مدام با تضادهای عمدهای درگیر است که حداقل بخشی از این پیشرفتها و تحولات در روابط عمومی مرهون نیروهای اجتماعی و پیشرفت تکنولوژیک است. (بوتان، هزلتون، 1378) ضرورت اطلاعات در دنیای امروز به ما کمک میکند که روابط عمومی نوین را به یک روابط عمومی اطلاع مدار مبدل سازیم. روابط عمومی در عصر اطلاعات موظف به همگونی و همسانی با فرایند اطلاعات در جهت نو شدن است، با ایجاد و گسترش زیرساختهای ارتباطی، ایجاد شبکههای اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص و آموزش نیروها، این امکان فراهم میشود که نظام نوینی پدید آید. روشهای گردآوری اطلاعات، چگونگی مبادله اطلاعات، مدیریت اطلاعات، نظام تولید و توزیع اطلاعات، ساماندهی اطلاعات و ایجاد شبکه اطلاع رسانی از ضرورتهایی است که کارشناسان روابط عمومی باید از آن آگاهی یابد. شبکههای اطلاعاتی امروزه آن قدر اهمیت یافتهاند که اینترنت را میانبری به جهان اول، از جهان سوم نامیدهاند، در چنین دنیایی هیچ سیستمی نمیتواند بدون اطلاعات، مسیر مطلوب خود را طی کند و به هدف برسد (یحیایی ایلهای، 1377) بنابراین روابط عمومی امروز در گسترهای از تکنولوژیها و روشهای جدید اطلاعاتی و ارتباطی قرار گرفته است که آشنایی با این تکنولوژیها و روشهای نوین، افقهای جدیدی را برای توسعه فعالیتها و برنامههای اطلاعاتی آن میگشاید تا بتواند با بهرهگیری از آنها سریعتر و مؤثرتر با مخاطبان خود ارتباط برقرار کرده و در زمان کمتری اطلاعات و پیامها را به آنان رسانده و در اسرع وقت بازخوردهای آن را از مخاطب دریافت کند و یک فرایند ارتباطی دو سویه اثربخش بین سازمان و مخاطب را در حداقل زمان ممکن مهیا سازد. بدون تردید طراحی و اجرای موفق چنین فرایندی تنها از طریق تکنولوژیهای نوین ارتباطی و اطلاعاتی میسر خواهد بود. (سید محسنی، سید شهاب، 1380، ص 71)
7) مفهوم روابط عمومی الکترونیک
روابط عمومی الکترونیک به لحاظ مفهومی فرقی با روابط عمومی سنتی ندارد. در روابط عمومی الکترونیک ما از کاغذ استفاده نمیکنیم و شاید وجه تمایز اصلی روابط عمومی الکترونیک و روابط عمومی سنتی به لحاظ شکلی در همین نکته نهفته باشد؛ چون ابزارند و معمولاً از ابزار برای رسیدن به اهداف که در فلسفه وجودی هنر هشتم نهفته شده استفاده میشود. به طور کلی، اینترنت کار کارشناسان روابط عمومی را آسانتر کرده است. کارگزاران روابط عمومی به واسطه استفاده از پایگاهها و سایتها و پست الکترونیک و یوز نت با سرعت بیشتر به مخاطبانی بیشتر دسترسی پیدا میکنند. یکی از مزیتهای اصلی روابط عمومی الکترونیک، تعاملی بودن آن است. کارگزاران روابط عمومی میتوانند از طریق تریبونهای آزاد فهرست پستی با همکاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند و اینترنت این تعامل را آسانتر کرده است. در فرم سنتی روابط عمومی، انتقال اطلاعات به طور ناقص صورت میگیرد و هزینههای زیادی صرف اشتباهات میشود. به اعتقاد دکتر مارلو، این اشتباهات و افزایش هزینهها سبب شده تا کارگزاران روابط عمومی به استفاده از خدمات فناوری اطلاعات به ویژه روابط عمومی الکترونیک گرایش بیشتری پیدا کنند. همچنین از روابط عمومی الکترونیک میتوان برای توسعه طرحهای موجود روابط عمومی استفاده کرد که باعث توسعه فعالیتهای سنتی آن نیز میشود. به علاوه روابط عمومی الکترونیک، رابطه موجود بین متخصصان روابط عمومی و روزنامهنگاران را تغییر داده و این امر نشانگر این است که روابط عمومی از پوسته یک شغل رابطهیی صرف خارج خواهد شد. و به جایگاه شایسته و بایسته خود دست مییابد. در واقع روابط عمومی الکترونیکی محدودیتهای موجود را از بین برده است. ما در روابط عمومی الکترونیک با تکتک مخاطبان در ارتباط هستیم.
اگر سیستم روابط عمومی الکترونیک به صورت صحیح شناخته شود و براساس نیاز سازمان پیاده سازی گردد میتواند بهترین ابزار در جهت بالا بردن اعتبار بیرونی و ابهت درونی سازمان شود. روابط عمومی الکترونیکی بهترین ابزار در جهت کاهش هزینههای جاری و سرمایهگذاری شرکت است. حوزه کاری روابط عمومی الکترونیک بسیار گسترده است و اصولاً شامل روابط مطبوعاتی و انتشاراتی آنلاین و آفلاین، تبیلغات الکترونیکی و معمولی، بازاریابی الکترونیکی، نمایشگاههای الکترونیکی، اطلاع رسانی الکترونیکی در حوزه مخاطبان درون سازمان و برون سازمان و… میباشد. بنابراین توضیحات میتوان چهار جهت کاری عمده برای بخش روابط عمومی الکترونیک در سازمان تعریف کرد.
1) تهیه و توزیع هدفدار پیامهای سازمان با استفاده از ابزارهای تکنولوژیک همچون تلفن گویا، سایتهای اینترنتی، پست الکترونیک، سرویسهای پیام کوتاه و غیره،
2) برنامهریزی برای اتخاذروشهای مقرون به صرفه در اطلاع رسانی سازمان،
3) تبدیل شدن به برگ برنده مدیران سازمان برای پیشبرد اهداف و رسالتها،
4) بالا بردن تعامل کاری و ارتباطی بین نیروهای سازمان و مشتریان با سازمان. (مومنی نورآبادی، 1383، ص 34)
روابط عمومی الکترونیک فن تلفیق فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی با سیستمها و روشهای کلاسیک روابط عمومی برای بهینه سازی فرایندهای کاری موجود و خلق ایدهها و راهکارهای تازه در جهت توسعه اطلاع رسانی داخلی و خارجی سازمان است.
افراد زیادی در برخورد با عبارت روابط عمومی الکترونیک حیطه کاری آن را در حوزه تبلیغات اینترنتی یا سایتهای اطلاع رسانی میدانند. این در حالی است که تنها بخشی از خدمات روابط عمومی الکترونیک در حوزههای یاد شده ارائه میشوند. رسالتهای روابط عمومی الکترونیک یابش، گزینش، پردازش و توزیع پیامهای سازمان با سرعت و دقت بالا به مخاطبان اصلی است.
اگر سیستم روابط عمومی الکترونیک به صورت صحیح شناخته شود و براساس نیاز سازمان پیاده سازی گردد میتواند بهترین ابزار در جهت بالا بردن اعتبار بیرونی و ابهت درونی سازمان شود. روابط عمومی الکترونیکی بهترین ابزار در جهت کاهش هزینههای جاری و سرمایهگذاری شرکت است. حوزه کاری روابط عمومی الکترونیک بسیار گسترده است و اصولاً شامل روابط مطبوعاتی و انتشاراتی آنلاین و آفلاین، تبلیغات الکترونیکی و معمولی، بازاریابی الکترونیکی، نمایشگاههای الکترونیکی، اطلاع رسانی الکترونیکی در حوزه مخاطبان درون سازمان و برون سازمان و… میباشد.
8) روابط عمومی الکترونیک و تحولات پیشرو
در مدت زمان کوتاه پیشرفتهای بزرگی در مهار اطلاعات رخ داده است. این موضوع باعث تحولهای جدید در روابط عمومی الکترونیک شده است و کارشناسان بر توسعه سریع آن اذعان دارند. «جان بیردسلی» رئیس واحد روابط عمومی انجمن روابط عمومیهای آمریکا معتقد است:
روابط عمومیهای الکترونیک در آینده به صورت تصاعدی گسترش خواهد یافت. پیشرفتها و تحولات تازه روابط عمومی الکترونیک که تا حد زیادی ناشی از دسترس بودن و تلفیق فنآوریهای الکترونیک و به کارگیری فزاینده پست الکترونیک و اینترنت از سوی روزنامهنگاران است، باعث آفرینش بزرگراه اطلاعات شده است. از میان نظریههای ارائه شده، این نظریه عمومی وجود دارد که یکی از تأثیرهای چشمگیر رسانههای الکترونیک بر آینده روابط عمومی، احساس نیاز فزاینده متخصصان به درک ویژگیهای این رسانهها، به منظور پایان دادن به مخاطب گروهی و طراحی بازاریابی مناسب این عصر خواهد بود. همانگونه که «جان بیردسلی» مطرح میکند: «تکنولوژی به شما این امکان را میدهد که همزمان با مخاطبان و حوزههای مختلف در تماس و در حال معامله باشیدو با تقسیمبندی این حوزهها، به جایی برسید که گویی تنها یک نفر با یک نفر دیگر در حال گفت و گو است. شیوه گفت و گوی گروهی که از سالها قبل رایج بوده دیگر قابل دوام نیست. مسیر آینده به سوی نابودی کامل این عادتهاست. به یاری شیوههای جدید در هر لحظه میتوان برنامهها و اطلاعات مورد نیاز را انتخاب و دریافت کرد و در صورت نیاز یک برنامه را چندین بار دید. ( بوتان، هزلتون، ص34) همچنین متخصصان روابط عمومی با استفاده از این فناوریها میتوانند کلیه پیامهای متفاوت را همزمان از خطوط مختلف دریافت یا ارسال کنند.» در اینجاست که یک مدیر زبده امور ارتباطات در آینده نزدیک، نه تنها از تمام مطالب رسانههای انتخابی در دسترس با خبر خواهد شد، بلکه میتواند دقیقاً برآورد کند که کدام یک از این رسانهها برای گزینش بهتر است. «کارن آمسترانگ» رئیس یک شرکت روابط عمومی در نیویورک معتقد است «تلاش آینده که بسیار جدی خواهد بود، در زمینه دخالت دادن عوامل تعیین کننده در تعیین چگونگی ارایه اطلاعات صحیح به مخاطبان خواهد بود». در این شیوه، متخصصان روابط عمومی نقشی همچون نقش طراحان آژانسهای تبلیغات رسانهای ایفا خواهند کرد. در یک جمعبندی به وضوح میتوان گفت که جهان با ظهور فنآوری الکترونیک یک بار دیگر در حال تغییر است و این تغییر نقش متخصصان رسانهها را باز هم حیاتی خواهد ساخت. (مؤمنی نورآبادی، 1381، ص185)
9) تحقق روابط عمومی دیجیتال
فناوریهای نوین ارتباطی زندگی انسانها را دگرگون ساخته است و با فراگیرتر شدن آنها ابعاد مختلف زندگی جوامع انسانی تغییراتی شگرف خواهد داشت. به تبع این تغییرات صحبت از جامعه اطلاعاتی است، جامعهای که زندگی در آن مبتنی و وابسته به فناورهای ارتباطی نوین از قبیل اینترنت است. لذا تمامی سازمانها و دولتها در تلاشند تا خود را برای حضور موثر در جامعه اطلاعاتی مهیا سازند. از این رو باید شرایطی را فراهم ساخت تا روابط عمومیها نیز نسبت به ایجاد تغییرات لازم در خود اقدامات لازم را انجام دهند. به منظور پیاده سازی و ایجاد ساختارهای لازم برای تحقق روابط عمومی دیجیتال، باید نکات ذیل را در نظر گرفت:
× رهبری سازمان که در هرم سازمانی قرار دارد میتواند با اندیشیدن تدابیر لازم و حمایت از طرحهای پیشنهادی، روابط عمومیها را برای رسیدن خود یاری رساند.
× ایجاد بینش سازمانی در بین مدیران در خصوص ضرورت جهتگیری فعالیتها و برنامههای روابط عمومی به این سمت و سوی.
× تعهد به تامین منابع و امکانات مورد نیاز روابط عمومیها از سوی مسئولان.
× حمایت واقعی از تغییر روابط عمومی از سنتی به الکترونیکی و دیجیتالی.
× اجرای سریع تغییرات مورد نظر.
× طراحی استراتژیک جهت تحولات آتی.
آمادگی بافت سازمانی برای این تحولات و ایجاد امید به عدم بهخطر افتادن آنها.
گذر از عصر صنعتی ملی به عصر دیجیتالی جهانی مستلزم این است که غیر از متخصصان فنی، دیگران نیز بتوانند به تحولات مدیریت جدید و مهارتهای ارتباطات و رهبری کمک کنند، از این رو مهمترین نقش رهبران و مسئولان روابط عمومیها، تبیین تاثیر فناوریهای جدید بر نهادها و سازمانهاست. رهبران سازمانها نه تنها باید واقعیت فناوریهای جدید را درک کنند و آگاهی مناسبی از آن داشته باشند، بلکه محدودیتهای خود را بشناسند. فناوریهای جدید این امکان را فراهم مینماید که کارکنان روابط عمومی در هر جایی که هستند براساس زمان خودکار کنند.
10) وظایف روابط عمومی الکترونیک
از وظایف مهم روابط عمومیها، اطلاع رسانی دقیق و به موقع به سازمان و مخاطبان عام و خاص و ایجاد همنوایی در ابعاد درون و بیرون سازمان است، که با ساختن تصویر ذهنی مناسب از سازمان و برخورداری از ابزارهای دقیق ارتباطی، مخاطبان را به استقبال از فعالیتها و برنامهها ترغیب و به توسعه روابط عمومی کمک میکند. بدیهی است که امروزه، روابط عمومیها باید همگام با تحولات و پیشرفتهای روز دنیا حرکت کنند تا از هیچ نوع نوآوری و تکنولوژی ارتباطی و اطلاعاتی دور نمانند. روابط عمومی قرن بیست و یکم را باید جلوهای از روابط عمومی الکترونیک دانست و در تعریف روابط عمومی الکترونیک میتوان گفت روابط عمومی الکترونیک روش بکارگیری فناوری جدید ارتباطی و سیستمهای نوین اطلاع رسانی در جهت ارایه خدماتی است که با خواستهها و نیازهای لحظهای مخاطبان و نیز با هدف تحقق بخشیدن به هدفهای روابط عمومی منطبق باشد. مهمترین وظیفه روابط عمومی الکترونیک در جامعه اطلاعاتی آینده، برقراری ارتباط دوسویه و متعامل بین سازمانها و مردم، ارائه خدمات مورد نیاز شهروندان به طور مدام و شبانهروزی است. روابط عمومی الکترونیک این وظایف را با بهرهگیری از فناوریهای نوین اطلاعاتی و از جمله اینترنت انجام خواهد داد. اهم وظایفی که روابط عمومی الکترونیک در یک جامعه اطلاعاتی انجام خواهد داد عبارتند از:
- هدف روابط عمومی الکترونیک ساده سازی نحوه ارائه خدمات به شهروندان و سازمانها و نهادها و تسهیل دسترسی آنان به این خدمات است.
- روابط عمومی الکترونیک نقش مهمی در بهبود کارایی و اثربخشی نهادها و سازمانها و مؤسسات از طریق حذف لایههای ساختاری ایفا خواهد کرد.
- روابط عمومی الکترونیک سعی در تسهیل دسترسی شهروندان و مخاطبان سازمانها به اطلاعات مورد نیاز از طریق جایگزینی شهروند مداری و اجتماع مداری به جای بوروکراسی مداری دارد.
- بهبود پاسخگویی و اطلاع رسانی به مخاطبان و تضمین پاسخگویی و اطلاع دهی در خصوص نیازهای شهروندان و سازمان دهی از دیگر وظایف روابط عمومی الکترونیک است. در یک جامعه اطلاعاتی روابط عمومی موظف به پاسخگویی به شهروندان و رفع نیازهای آنان و ارائه خدمات مربوط به آنان است.
- افزایش خلاقیت از طریق به کارگیری مکانیسمهای ارتباطی و اطلاع گیری و اطلاع رسانی در امور دولتی و غیر دولتی از دیگر وظایف روابط عمومیالکترونیک است. این مسئله منجر به افزایش بهرهوری و کارایی نهادها و سازمانها و بهبود امور جاری خواهد شد.
- ساده سازی فرآیندهای ارتباطات و اطلاع رسانی و کاهش هزینهها از طریق یکپارجه سازی و حذف موانع و سیستمهای زاید وظیفه دیگر روابط عمومیالکترونیک است. (سید محسنی، 1384، ص64)
11) هدف از ایجاد روابط عمومیالکترونیک
هدف راهاندازی روابط عمومیالکترونیک، رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات یک سازمان را به طور شبانهروزی، بدون مراجعه فیزیکی مخاطبان آن سازمان و تنها از طریق اتصال به پایگاههای آن نهاد انجام داد. روابط عمومی نقش مهم و برجستهای در برخورد با مخاطبان دارد و علت ارتباط گسترده با تعداد زیادی از مخاطبان که روزانه به آن مراجعه و درخواست اطلاعات میکنند، میتواند روش مناسبی در اختیار مدیران سازمانها و مؤسسات قرار دهد. همچنین به کمک روابط عمومیالکترونیک مردم میتوانند نظرات خود را آسانتر و سریعتر به گوش مسئولان سازمان برسانند، این کار از نظرسنجیهایی که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار است جلوگیری میکند. «سرعت اطلاع رسانی، اصلیترین عاملی است که روابط عمومیالکترونیک را بر روابط عمومی سنتی تحمیل میکند.» روابط عمومیالکترونیک، کاهش هزینههای غیر ضروری در انتقال اطلاعات و کمک به هزینههای خدمات اضافی است. یورگن مارلو بر این امر تأکید میکند: فرم سنتی روابط عمومی انتقال اطلاعات به طور ناقص و با هزینه گزاف صورت میگیرد. (آذری، 1379، ص56)
12) مزیتهای عمده روابط عمومیالکترونیک
مزایای دیگر روابط عمومیالکترونیک به شرح زیرند:
1) اطلاع رسانی لحظهای
2) دسترسی سریع به اطلاعات
3) کاهش حجم نامههای اداری و بایگانی
4) پایین آوردن هزینههای تبلیغاتی
5) فراگیری و فرامرزی بودن امروز سازمانهای پیشرفته جهان با استفاده از قابلیتهای روابط عمومیالکترونیک دایره مخاطبان خود را وسیعتر کردهاند ولی به نظر میرسد که ایران در زمینه روابط عمومیالکترونیک رشد چندانی نداشته است.
تغییر نظام روابط عمومیها در ایران از شکل کنونی به شکل جدید و الکترونیک، کاری است بس دشوار که مستلزم بازنگری در گذشته و تحول جدی برای آینده میباشد. (امامی رودسری، 1381، ص7)
روابط عمومیالکترونیک در حال گسترش است. امروز دیگر روابط عمومیها صرفاً با کارکنان سازمان، مشتریان و روزنامهنگاران مواجه نیستند بلکه با کسانی روبرو هستند که از سراسر دنیا ممکن است وارد سایت شوند و از شما درخواست اطلاعات، خدمات و یا تسهیلات نمایند. روابط عمومیالکترونیک فقط به ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مردم خلاصه نمیشود. با وجود چنین ابزاری است که مردم میتوانند نظرات خود را بسیار راحت و بدون گذرانیدن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. چیزی که در حال حاضر از طریق صندوقهای «ارتباط با مدیر» در ادارات انجام میشود که معمولاً بیمصرف و بدون نتیجه است. روابط عمومیالکترونیک به راحتی میتواند نظرات مردم را حداقل از سراسر کشور به سادگی و کمترین هزینه جمعآوری کند. (باقریان، 1380، ص34) از مزیتهای دیگر روابط عمومیالکترونیک این است که به حفظ محیط زیست میتواند کمک شایان توجهی بنماید. اسناد و اطلاعات عادی که در سازمانها جریان پیدا میکند با صدور یک بخشنامه بعضاً غیر قابل استفاده خواهد شد و اگر این اطلاعات در حجم زیاد و یا هزینههای بالایی به چاپ رسیده باشد، عملاً این گروه از اسناد و اطلاعات تحت هیچ شرایطی قابل استفاده نیست (نگاهی به انبار سازمان خود بیندازید تا متوجه شوید چه مقدار نشریه، بروشور و… چاپ شده غیر قابل استفاده دارید). ولی در روابط عمومیالکترونیک کاغذ چاپی، بوشور و غیره مهیا و موجود نمیباشد و انجام تغییر در آنها کمترین هزینه و زمان را به همراه خواهد داشت. از دیگر مزایای روابط عمومیالکترونیک میتوان به اطلاع رسانی لحظهای، دسترسی سریع به اطلاعات، کاهش حجم نامههای اداری و بایگانی، پایین آوردن هزینهها و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره کرد. (امامی، 1381، ص8)
13) ارزش و استراتژیهای روابط عمومیالکترونیکی
روابط عمومی دیجیتالی فرصتهایی را فراهم میسازد، تا کیفیت ارائه خدمات به کاربران بهبود یافته و آنان را قادر سازد در هر ثانیه و دقیقه به حجم وسیعی از خدمات و اطلاعات دسترسی پیدا نمایند. افزایش تقاضای دسترسی به اینترنت برای دریافت خدمات و اطلاعات و اطلاع رسانی، روشهای ارتباطی و کار و زندگی را تحت تأثیر قرار داده، لذا مدیران روابط عمومی نمیتوانند نسبت به این درخواستها و تحولات بیتفاوت باشند.
دولتها، سازمانها و نهادها اطلاعات و دادههای فنآوریهای ارتباطی را برای ارائه خدمات بهتر و دریافت خدمات مناسبتر به کار میگیرند، افزایش اثربخشی و کیفیت خدمات دولتی و غیر دولتی نه تنها یک فنآوری جدید است، بلکه یک بینش و هدف روشن از استراتژی ارتباطی و اطلاع رسانی است.
14) اقدامات لازم جهت پیاده سازی روابط عمومیالکترونیک
برای تحقق روابط عمومیالکترونیکی اقدامات فراوانی مورد نیاز است که از مهمترین آنها عبارتند از:
× رهبری سازمان از بالای هرم؛
× ایجاد بینش سازمانی؛
× تعهد به تأمین منابع؛
× حمایت واقعی از تغییر روابط عمومی سنتی به الکترونیکی؛
× اجرای با سرعت تغییرات؛
× طراحی استراتژیک برای تحولات آتی. (باقریان، 1380، ص 34)
15) راههای تحقق روابط عمومیالکترونیک
فناوریهای نوین ارتباطی زندگی انسانها را دگرگون ساخته است و با فراگیر شدن آنها ابعاد مختلف زندگی جوامع انسانی تغییراتی شگرف خواهد داشت. به تبع این تغییرات صحبت از جامعه اطلاعاتی است، جامعهای که زندگی در آن مبتنی و وابسته به فناوریهای ارتباطی نوین از قبیل اینترنت است. لذا تمامی سازمانها و دولتها در تلاشند تا خود را برای حضور مؤثر در جامعه اطلاعاتی مهیا سازند. از این رو باید شرایطی را فراهم ساخت تا روابط عمومیها نیز نسبت به ایجاد تغییرات لازم در خود اقدامات لازم را انجام دهند. به منظور پیاده سازی و ایجاد ساختارهای لازم برای تحقق روابط عمومیالکترونیک، باید نکات ذیل را در نظر گرفت.
- رهبری سازمان که در رأس هرم سازمانی قرار دارد میتواند با اندیشیدن تدابیر لازم و حمایت از طرحهای پیشنهادی، روابط عمومیها را برای رسیدن به اهداف خود یاری رساند.
- ایجاد بینش سازمانی در بین مدیران در خصوص ضرورت جهتگیری فعالیتها و برنامههای روابط عمومی به این سمت و سوی.
- تعهد به تأمین منابع و امکانات مورد نیاز روابط عمومیها از سوی مسئولان.
- حمایت واقعی از تغییر روابط عمومی از سنتی به الکترونیکی.
- اجرای سریع تغییرات موردنظر.
- طراحی استراتژیک جهت تحولات آتی.
- آمادگی بافت سازمانی برای این تحولات و ایجاد امید به عدم خطر افتادن آنها، گذر از عصر صنعتی ملی به عصر الکترونیکی جهانی مستلزم این است که غیر از متخصصان فنی، دیگران نیز بتوانند به تحولات مدیریت جدید و مهارتهای ارتباطات و رهبری کمک کنند. از این رو مهمترین نقش رهبران و مسئولان روابط عمومیها، تبیین تأثیر فناوریهای جدید بر نهاد و سازمانهاست. رهبران سازمانها نه تنها باید واقعیت فناوری جدید را درک کنند و آگاهی مناسبی از آن داشته باشند، بلکه محدودیتهای خود را بشناسند. فناوریهای جدید این امکان را فراهم مینماید که کارکنان روابط عمومی در هر جایی که هستند براساس زمان خودکار کنند. (باقریان، 1380، ص36)
16) ویژگیهای روابط عمومی دیجیتال
روابط عمومی در جوامع اطلاعاتی آینده نقش مهمی در امر اطلاع رسانی بهینه، ارائه سرویسها و خدمات به تکتک افراد جامعه خواهد داشت. ویژگیهای خاص روابط عمومی دیجیتال سبب تسهیل دسترسی شهروندان و مخاطبان به اطلاعات و خدمات مورد نیاز، بهبود پاسخگویی و اطلاع رسانی به مخاطبان و ساده سازی فرآیندهای ارتباطات و کاهش هزینهها خواهد شد. روابط عمومی دیجیتال جهت ایفای نقشهای مورد اشاره ویژگیهای خاصی را دارا است که به برخی از آنها اشاره میشود. روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی باید از پیله نظام بسته بیرون آمده و با برنامهریزی- اطلاع رسانی دقیق امکان جست و جوی حقیقت را در لایههای مختلف سازمان فراهم آورد. روابط عمومیها در جامعه اطلاعاتی به جای اینکه خودشان تولیدکننده اطلاعات باشند، باید به روزنامهنگاران اجازه دهند که در محیط آنها بگردند و خبر تولید کنند. به هرحال جوامع امروزی در حال گذار به جامعه اطلاعاتی آینده هستند. در روابط عمومیالکترونیکی، نحوه به کارگیری فناوریهای جدید ارتباطی و شیوههای نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق با خواستههای مخاطبان و به صورت لحظهای و online از اهداف روابط عمومی است. روابط عمومیالکترونیکی فقط در ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مردم خلاصه نمیشود. با وجود چنین ابزاری است که مردم میتوانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولان سازمان برسانند، بیاغراق سرعت در اطلاع رسانی، اصلیترین عنصری است که روابط عمومیالکترونیکی را به روابط عمومی سنتی تحمیل کرده است و کارگزاران روابط عمومی برای بهرهبرداری از این سرعت و دقت طلایی، لازم است تکنیکهای نوین رقابت را بیاموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهای جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود. از این رو، روابط عمومیالکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست. مهمترین وظیفه روابط عمومی دیجیتال در جامعه اطلاعاتی آینده، برقراری ارتباط دوسویه، همراه با تعامل بین سازمانها و مردم، ارائه خدمات و اطلاعات مورد نیاز شهروندان به طور مدام و شبانهروزی است. روابط دیجیتال این وظایف را با بهرهگیری از فناوریهای نوین ارتباطی و از جمله اینترنت انجام خواهند داد. (ذوالنور، 1380، ص2)
اهم وظایفی که روابط عمومی دیجیتال در یک جامعه اطلاعاتی انجام خواهد داد، عبارتند از:
× ساده سازی نحوه ارائه خدمات به شهروندان، سازمانها، نهادها و تسهیل دسترسی آنان به این خدمات.
× بهبود کارآیی و اثربخشی نهادها و سازمانها و مؤسسات از طریق حذف لایههای ساختاری.
× تلاش در تسهیل دسترسی شهروندان و مخاطبان سازمانها به اطلاعات مورد نیاز از طریق جایگزینی شهروند مداری و اجتماع مداری به جای بوروکراسی مداری.
× بهبود پاسخگویی و اطلاع رسانی به مخاطبان و تضمین پاسخگویی و اطلاع دهی در خصوص نیازهای شهروندان و سازمانها.
× افزایش خلاقیت از طریق به کارگیری مکانیسمهای ارتباطی، اطلاع رسانی در امور دولتی و غیردولتی که منجر به افزایش بهرهوری و کارآیی نهادها، سازمانها و بهبود امور جاری خواهد شد. (رنجبری، 1380، ص12)
17) نگرش روابط عمومیالکترونیکی و دیجیتالی نسبت به مخاطبان
درخواست مخاطبان برای دریافت اطلاعات و خدمات مناسب و بهتر، زمینههایی برای رشد فراهم مینماید، در این حالت مدیران روابط عمومی استانداردهای جدید ارتباطی را از مراکز مختلف دریافت و با استفاده از فنآوری آنها در بخشهای مختلف به کار میگیرند.
تحقیقات نشان میدهد که دو عامل: تأکید بر مخاطبان و فنآوری، رابطه سازمان با سازمانها و افراد را در بلند مدت بهبود میبخشد. برای اینکه مخاطبان بتوانند از خدمات اطلاعات OnLine روابط عمومیها استفاده نمایند پیشنهادهای زیر مفید به نظر میرسد:
17-1) بخش اطلاعات: سازمانها و روابط عمومی آنها از فنآوریهایی استفاده نمایند که دسترسی هرچه بیشتر به اطلاعات و فنآوری برای مخاطبان و مشتریان را فراهم نمایند.
17- 2) رابطه دو طرفه رسمی: مؤسسات دولتی و روابط عمومیهای آنها از فنآوریهایی استفاده کنند که رابطه آنها دو طرفه مثل امضای الکترونیکی و دیجیتالی وب سایتهای اختصاصی و پاسخگویی امکانپذیر شود.
17- 3) نمایش چند هدفه: روابط عمومیها صفحات اینترنتی را به گونهای طراحی کنند که مخاطبان و مشتریان و سازمانها از یک نقطه تماس با سازمان مربوطه ارتباط پیدا نمایند.
17- 4) آزاد گذاشتن ورودی به اینترنت: وب سایتهای اینترنتی روابط عمومی به گونهای باید طراحی شوند که مخاطبان و کاربران قادر باشند براساس خواست خودشان از مجاری ورودی متعدد استفاده نمایند.
17- 5) دستهبندی خدمات عمومی ارتباطی و اطلاع رسانی: اصلاح واقعی ساختار امروزه کار دشواری است، کاربران وقتی که خدمات ارتباطی و اطلاع رسانی خاصی را به صورت بستههای گوناگون از مجاری مختلف دریافت مینمایند در ذهنشان ابهام ایجاد میشود. بنابراین بهتر است خدمات قابل ارائه از طریق یک کانال خاص با مجاری ورودی خاص با سرعت بیشتر ارائه شود.
17- 6) یکپارچگی کامل اصلاح ساختارها: روابط عمومی دیجیتالی میتواند دائرهی المعرف یکپارچهای از اطلاعات و دادههای سازمان باشد تا هر فرد با سلیقه خودش بتواند از آن استفاده کند. (متفکر، 1382، ص24)
18) سمت و سوی روابط عمومی دیجیتالی و الکترونیکی
تأکید بر فنآوری اطلاعاتی ابزاری برای رفع نیازهای مخاطبان و ارائه خدمات با کیفیت برتر است، لذا فنآوری اطلاعاتی به عنوان ابزار مدیریتی روابط عمومی میتواند مفید واقع شود، بنابراین در صورت تقویت مدیریت اطلاعاتی امکان تغییر در نحوه ارائه خدمات از روشهای سنتی به روشهای مدرن جدید مقدور خواهد بود و کانالهای ارتباطی جدید جایگزین شکلهای سنتی (تلفن، فاکس، مراجعه حضوری استفاده از کاغذ) میشود. همچنین زیرساختهای فنآوری اطلاعاتی برای تغییر فرایندهای ارتباطی و اطلاع رسانی و اجرای آنها با استفاده از سیستمهای شبکههای دیجیتالی در خدمات رسانی سازمان مفید واقع میشود. استامولین چهر پیشنهاد برای غنی سازی مدیریت اطلاعات برای روابط عمومی و دولت دیجیتالی ارائه میدهد:
1- ارائه خدمات به مخاطبان و ذینفعها از طریق کانالهای الکترونیکی و دیجیتالی.
2- مدیریت ذخیره اطلاعاتی دولتی در راستای حداکثر کردن کیفیت خدمات ( ارتباطی، اطلاع رسانی، مشاوره و…) و اثربخشی منابع.
3- حمایت مؤثر از رسالت روابط عمومی در خدمات شهری و مؤثر کردن نقش سازمان با استفاده از سیستمهای اطلاعاتی.
4- مدیریت فرایندهای سیستم اطلاعاتی دولتی و خصوصی. (متفکر، 1382، ص34)
19) روابط عمومی در یک جامعه اطلاعاتی
تأثیر فنآوریهای اطلاعاتی و ارتباطی در سیستمهای دولتی و مؤسسات و نهادها تفاوت چندانی ندارد. پارادایمهای جدید مدیریت ارتباطات در بخشهای دولتی چالشها و نوآوریهایی است که در زمینه تکنولوژیهای ارتباطی و اطلاعاتی عرضه شده است.
با ظهور عصر اطلاعات، از روابط عمومیها انتظار میرود که نه تنها محیط مناسبی را برای ایجاد تعامل در قوانین به وجود آورند، بلکه اصلاحات لازم را در سازمانهای مربوطه برای اجرای نقش راهبردی و نظارتی عملی کنند. در این سازمانها اطلاعات به صورت عمودی و افقی به طور فزایندهای از طریق حرکت کاغذها صورت میگیرد. یکی از الزامات اساسی برای ورود مدیریت روابط عمومی به عصر دیجیتالی و الکترونیک آن است که فنآوری ارتباطی و اطلاعاتی جدید جانشین جریان مکاتبات بین هرم سازمان و دریافتکننده خط مشی و مخاطبان و مشتریان سازمان بشود.
همکاری گسترده بین سازمانها و مشتریان و مخاطبان نه تنها یک مراوده الکترونیکی و دیجیتالی است بلکه هدف از آن کیفیت بیشتر و قابل اعتماد بودن خدمات ارتباطی است، تمام سازمانها و دولتها در تلاشند که خود را برای اقتصاد دیجیتالی و جامعه اطلاعاتی آماده کنند. برای تحقق روابط عمومی دیجیتالی و الکترونیکی اقدامات زیرضروری است:
1- رهبری سازمان از بالای هرم آن.
2- ایجاد بینش سازمانی.
3- تعهد به تأمین منابع.
4- حمایت واقعی از تغییر روابط عمومی از سنتی به الکترونیکی و دیجیتالی.
5- اجرای با سرعت تغییرات.
6- طراحی استراتژیک آن برای تحولات آتی.
7- آمادگی بافت سازمانی برای این تحولات و ایجاد امید به عدم خطر افتادن آنها. (متفکر، 1382، ص 43)
20) فرایند دیجیتالی کردن روابط عمومیها
برای ایجاد روابط عمومی دیجیتالی مبتنی بر اینترنت و روشهای الکترونیکی مراحل زیر ضروری به نظر میرسد:
1. فهرست کردن: به دلیل درخواست مخاطبان و مرتبطان، فشارهای فنآوری اطلاعات، بالا رفتن دانش فنی کارکنان و درخواست روابط عمومیهای دیگر سازمانهاوجود وب سایت روابط عمومی ضروری به نظر میرسد. با ایجاد این سایت مرتبطین میتوانند با دریافت اطلاعات از سایتها و روشهای دیگر از نحوه خدمات و ارتباط سازمان مربوطه استفاده نمایند. قابل دسترس بودن برای همگان مستلزم روشهای On Line و Off Line میباشد زیرا همگان ممکن است به امکانات اینترنتی دسترسی نداشته باشند. برای بهرهوری بیشتر معمولاً در سایت فهرست موضوعها براساس وظایف یا عناوین وزارتخانهها و سازمانها تقسیم میشوند.
2. روشهای ارتباطی: کارگزاران و مدیران روابط عمومی با بودن کانالهای ارتباطی On Line به دنبال افزودن کانالهای ارائه خدمات هستند. سازمانها و مردم روز به روز خواستار انجام کارهایشان به صورت دیجیتالی و الکترونیکی هستند. این نوع ارتباطات امید به بهبود کارآیی را برای طرفین افزایش داده است. روشهای ارتباطی به گونهای تنظیم میشوند که روابط دو طرفه باشد یعنی نقش فعال به مخاطبان میدهند زیرا آنها مستقیماً میتوانند با سازمان تماس برقرار کنند. البته قلمرو تماس و ارتباط برای افراد داخل سازمان و مخاطبان و شهروندان قبلاً در طراحی سایت مدنظر قرار میگیرد. در نهایت پاسخگویی و کیفیت سیستمهای On Line با سیستم Off Line مقایسه شده و یکپارچگی آنها مورد توجه قرار میگیرد.
3. انسجام عمودی: هدف از این مرحله اصلاح سیستم، شبکه و روشهای ارتباطی و اطلاع رسانی میباشد زیرا بعد از راهاندازی شبکه ارتباطی دیجیتالی انتظارات دیگر سازمانها و ساختارها افزایش مییابد البته این انسجام عمودی در شبکههای سلسله مراتبی که زیرساختارهای متفاوت دارد بیشتر مفهوم پیدا میکند.
4. انسجام واقعی: از آنجایی که در روابط عمومی توانمندیهای سازمان، خدمات آن و عملکرد آن باید مورد توجه قرار گیرد و اطلاع رسانی مناسب برقرار شود این سیستم طوری باید طراحی شود که هم اطلاعگیری و اطلاع رسانی و هم ایجاد مشاوره مناسب برای مدیریت سازمان و نهاد با توجه به حوزههای وظیفهای متفاوت هماهنگی لازم به عمل آید که بتواند انسجام بانکهای اطلاعاتی نامتجانس را فراهم نماید.
5. انسجام افقی: سازمانها به صورت افقی به انجام خدمات برای شهروندان و سازمانهای دیگر میپردازند. ایجاد انسجام داخلی روابط عمومی دیجیتالی میتواند منجر به انسجام ارتباطات و اطلاع رسانی و اطلاع یابی از افراد و سازمانهای دیگر گردیده و به اهداف سازمان کمک کند.
برای افزایش کارآیی و اثر بخشی سیستمهای ارتباطی دیجتالی و محقق کردن یک سیستم روابط عمومیالکترونیکی اصول زیر از اهمیت زیادی برخورداراست:
الف) دسترسی همگانی: ماهیت دسترسی همگانی و همیشگی به اینترنت ممکن است این تصور غلط را ایجاد نماید که هر کس میتواند همه خدمات را از همه جا و هر زمان به دست آورد، ولی تعداد محدودی از افراد به دلایل مختلف به آن دسترسی دارند.
ب) جنبه محرمانه بودن: مانع دیگر از تصویر واقعی استفاده از رایانه بودن برخی از اطلاعات و خدمات است. گرچه محرمانه بودن در پا برجا ماندن و حفظ وب سایت و سلامت آن اهمیت فراوانی دارد.
ج) تأکید کاربران بر مدیریت: ساختار سازمانی روابط عمومی ها با توجه به عوامل داخلی و خارجی باید تغییر کند، از نظر داخلی کارآیی سیستم و جلوگیری از تخاصم واحدها با همدیگر و همکاری آنان برای بهبود امور و از نظر خارجی رضایت و راحتی کاربران در اثر استفاده از فنآوری اطلاعاتی و ارتباطی را مدیریت تضمین کند. (متفکر، 1382، ص46)
21) روابط عمومیالکترونیک هویت مجازی سازمان
توسعه فناوری اطلاعات و دنیای وب عرصههای جدیدی را برای رقابت بین سازمانها گشوده است. از این رو تمامی سازمانها باید در دنیای مجازی به دنبال کسب اعتبار و هویت تازهای باشند چراکه اصول و چهارچوبهای کاری آن با دنیای واقعی متفاوت است. در صورت پررنگ بودن نقش و هویت مجازی سازمان شما در عصر اطلاعات و ارتباطات وجود جایگاه سازمان نیز بالاتر و پراهمیتتر خواهد شد. ویژگی دنیای کسب و کار مجازی در این است که دستیابی به شهرت و هویت مطلوب ممکن است در طی چندین سال حاصل شود ولی از دست دادن اعتبار در عرض چند دقیقه صورت خواهد گرفت یکی از مهمترین دلایل اهمیت دستیابی به هویت معتبر مجازی برای سازمان عدم شناخت مردمی که در دنیای مجازی وب اقدام به خرید و معامله میکنند از سازمان شماست لذا باید از شیوهها و ترفندهای موجود در جذب و جلب اطمینان و نظر ایشان به شرکت و ترغیب در جهت خرید اول و خریدهای بیشتر صورت گیرد.
روابط عمومی الکترونیک به عنوان اولین واحدی که مردم در دنیای مجازی به هنگام ارتباط با سازمان با آن برخورد میکنند میتواند نقش تعیین کننده و بسیار مهمی را در طراحی و ایجاد یک ذهنیت شایسته و مناسب حال سازمان به انجام برساند برای این کار ضروری است که مدیران از تمام ظرفیتهای اطلاع رسانی و تبلیغی و ابزارهای تکنولوژیکی موجود برای طراحی و معرفی هویت جدید در دنیای مجازی استفاده کنند. (حسنی، 1387، ص32)
22) روابط عمومی الکترونیک و فرصتهای تحقق پذیر
تأکید برفنآوری اطلاعات، ابزاری برای رفع نیازهای مخاطبان و ارائه خدمات با کیفیت برتر است. لذا فنآوری اطلاعاتی به عنوان ابزار مدیریتی روابط عمومی میتواند مفید واقع شود، بنابراین در صورت تقویت مدیریت اطلاعات، امکان تغییر در نحوه ارائه خدمات از روشهای سنی به روشهای مدرن جدید مقدور خواهد بود و کانالهای ارتباطی جدید جایگزین شکلهای سنتی میشود. همچنین زیرساختارهای فنآوری اطلاعات برای تغییر فرایندهای ارتباطی و اطلاع رسانی و اجرای آنها با استفاده از سیستمهای شبکههای دیجیتالی در خدمات رسانی سازمان مفید واقع میشود. استامولین چهر پیشنهاد ذیل را برای غنی سازی مدیریت اطلاعات برای روابط عمومی و دولت دیجیتالی ارائه میدهد:
- ارائه خدمات به مخاطبان و ذینفعها از طریق کانالهای الکترونیکی و دیجیتالی؛
- مدیریت ذخیره اطلاعات دولتی در راستای حداکثر کردن کیفیت خدمات (ارتباطی، اطلاع رسانی، مشاوره و…) و اثربخشی منابع؛
- حمایت مؤثر از رسالت روابط عمومی در خدمات شهری و مؤثر کردن نقش سازمان با استفاده از سیستمهای اطلاعاتی؛
- مدیریت فرایندهای سیستم اطلاعاتی دولتی و خصوصی؛
درخاست مخاطبان برای دریافت اطلاعات و خدمات مناسب و بهتر، زمینههای برای رشد فراهم مینماید، در این حالت مدیران روابط عمومی استانداردهای جدید ارتباطی را از مراکز مختلف دریافت و با استفاده از فنآوری، آنها را در بخشهای مختلف به کار میگیرند.
تحقیقات نشان میدهد که دو عامل: تأکید بر مخاطبان و فنآوری، رابطه سازمان با سازمانها و افراد را در بلند مدت بهبود میبخشد. برای اینکه مخاطبان بتوانند از خدمات On Line روابط عمومیها استفاده نمایند پیشنهادهای زیر مفید به نظر میرسد:
1. بخش اطلاعات: سازمان و روابط عمومی آنها میباید از فنآوریهایی استفاده نمایند که دسترسی هرچه بیشتر به اطلاعات و فنآوری برای مخاطبان و مشتریان را فراهم نمایند.
2. رابطه دو طرفه رسمی: مؤسسات دولتی و روابط عمومیهای آنها از فنآوریهایی استفاده کنند که رابطه دو طرفه، مثل امضای الکترونیکی در وب سایتهای اختصاصی پاسخگویی امکان پذیر شود. (رنجبری، 1380، ص12)
3. نمایش چند هدفه: روابط عمومیها صفحات اینترنتی را میباید به گونهای طراحی کنند که مخاطبان و مشتریان و سازمانها از یک نقطه تماس با سازمان مربوطه ارتباط پیدا نمایند.
4. آزاد گذاشتن ورودی اینترنت: وب سایتهای اینترنتی روابط عمومی میباید به گونهای طراحی شوند که مخاطبان و کاربران قادر باشند براساس خواست خودشان و مجاری ورودی متعدد استفاده نمایند.
5. دسته بندی خدمات ارتباطی و اطلاع رسانی: اصلاح واقعی ساختار امروزه کار دشواری است، کاربران وقتی که خدمات ارتباطی و اطلاع رسانی خاصی را به صورت بستههای گوناگون از مجاری مختلف دریافت مینمایند در ذهنشان ابهام ایجاد میشود. بنابراین بهتر است خدمات قابل ارائه از طریق یک کانال خاص با مجاری ورودی خاص با سرعت بیشتر ارائه شود.
6. یکپارچگی کامل اصلاح ساختارها: روابط عمومیالکترونیکی میتواند دایرهالمعارف یکپارچهای از اطلاعات و دادههای سازمان باشد تا هر فرد با سلیقه خودش بتواند از آن استفاده کند. (متفکر، 1382، ص52)
23) راهکارهایی جهت بهبود روابط عمومیالکترونیک
اکنون که با مجموعهای از چالشهای زاید فناوری اینترنت در دنیای روابط عمومی آشنا شدیم، فرصت مناسبی است تا از راهکارهایی که میتواند موجب مواجهه بهتر با این چالشها شود، مطلع شویم و این امر خود میتواند موجب افزایش بهرهوری و کارآیی روابط عمومی سازمان و در نهایت ارتباط مناسبتر بین سازمان و مخاطبان آن گردد. این راهکارها به شرح زیر میباشند:
× آشنایی با امکانات اینترنت برای اطلاع رسانی و اطلاعیابی در روابط عمومی یک سازمان نیازمند آموزش مداوم کارکنان مجموعه است. لازم است که این افراد حداقل با مفاهیم پایه ویندوز، اینترنت، پست الکترونیک، مرورگر وب، گفتگوی اینترنتی، موتورهای جستجو، فهرستهای اینترنتی، وبلاگ و وبلاگنویسی، گروههای خبری و امنیت اطلاعات در شبکه آشنایی داشته باشند و مهارت به کارگیری از آن ها را نیز کسب نمایند.
× اطلاع رسانی به وسیله اینترنت علاوه بر دسترسی به اطلاعات مناسب، نیازمند بهرهگیری از فناوریهای نوینی است که بهرهگیری از آنها نیازمند طی دورههای تخصصی کامپیوتر است. بالاترین بهرهوری زمانی به دست خواهد آمد که بخش تهیه اطلاعات و به روزرسانی آن به کارکنان روابط عمومی واگذار گردد و تیم فنی، عهدهدار مسائل کامپیوتری نظیر طراحی وب سایت، نگهداری سرویس دهنده وب، افزایش کیفیت خدمات شبکه و امنیت آن باشد.
× از آنجایی که دسترسی آسان و سریع کاربران به وب سایت سازمان موجب بهبود اطلاع رسانی میشود، بهتر است نام مناسبی برای حوزه سازمان مربوط انتخاب گردد. بسیاری نام حوزه خود را با پسوند (Com) که به معنی شرکت خصوصی ثبت شده در آمریکا است، ثبت کردهاند. این عمل نه تنها موجب کاهش اعتبار اطلاعات وب سایت نزد مخاطب میشود، بلکه نماینگر وابستگی این سازمانها به مؤسسات آمریکایی نیز میباشد؛ در حالی که روش صحیح آن است که سازمانها، نهادها و وزارتخانههای وابسته به نظام جمهوری اسلامی ایران نام خود را با پسوند gov.ir یاgo.ir، دانشگاهها با پسوند Or.ir یا Org.ir ثبت نمایند. (رنجبری، 1380، ص12)
× با توجه به گستردگی مکانی اینترنت و تنوع مخاطب از نظر زبانی و نوع نیاز، مسئولان تهیه اطلاعات در روابط عمومیها باید مطالب مفید را به زبان مناسب تهیه کنند. طی بررسیهایی که از سایتهای دولتی انجام گرفته است، اطلاعات آنها اغلب به صورت ناقص و بدون در نظر گرفتن نیاز مراجعه کنندگان تهیه شده بود، از سوی دیگر در حالتی که بخش قابل ملاحظهای از مخاطبان این سایتها افراد خارجی بودند محتوای آنها تنها به زبان فارسی ارائه شده و گاه برعکس هیچ گونه اطلاعاتی به زبان فارسی نداشتند.
× چنانچه زبان ارائه اطلاعات به زبان فارسی باشد باید به هنگام طراحی سایت از کد استاندارد فارسی در کامپیوتر استفاده کرد. این امر موجب میشود اولاً کاربران برای مشاهده صفحات، هیچ گونه تنظیم خاصی در کامپیوتر خود انجام ندهند (بهویژه آنکه برای مبتدیان کار پیچیدهای است) ثانیاً امکان جستجوی محتویات وب سایت را در موتورها و فهرستهای جستجو فراهم سازد.
× از آنجایی که بیشتر کاربران برای یافتن وب سایت یک سازمان از موتورهای جستجو، نظیر Google بهره میگیرند، روابط عمومیها باید با انتخاب کلمات توصیفی مناسب نسبت به معرفی وب سایت سازمان خویش به موتورهای جستجو مهم نظیر Ask، Google، Altavista و فهرستهای جستجو نظیر Yahoo، About، Dmoz اقدام کنند. با وجود اینکه این کار بدون هزینه و در زمان کوتاهی انجام پذیر است، بسیاری از وب سایتهای ایرانی از این امکان بیبهره ماندهاند.
× یکی از ویژگیهای رسانههای اینترنتی سرعت دسترسی به اطلاعات است، به همین سبب باید اطلاعات موجود در سایت را به سرعت روزآمد کرد. بدون شک این امر نیازمند همکاری کارآمد میان تیم روابط عمومی برای تهیه اطلاعات جدید و از سوی دیگر تیم فنی برای قرار دادن این اطلاعات بر روی وب سایت است.
× کاربران انتظار دارند پس از صرف زمان و یافتن وب سایت سازمان مورد نظر خویش، صفحات وب سایت مزبور را مشاهده کنند. با این وجود سایت اینترنتی بعضی از سازمانهایی که بعضاً از طریق صدا و سیما به معرفی وب سایت خویش میپردازند، در دسترس نمی باشد. چنین امری به مثابه آن است که بعد از معرفی تلفن روابط عمومی سازمان خویش از طریق جراید، هیچ یک از کارکنان به تماسهای گرفته شده پاسخ ندهند. وب سایت مرده، روابط عمومی مرده است.
× و سرانجام باید به خاطر داشت علیرغم اینکه اینترنت افقهای جدیدی را در روابط عمومی و تقابل بین سازمانها و مخاطبان آنها گشوده است، اما هنوز تنها حدود 5/6 میلیون کاربر اینترنتی در ایران توان دسترسی به صفحات وب را دارند و هنوز بسیاری از مخاطبان فقط توانایی استفاده از تلفن، نامه و یا مراجعه حضوری را دارند. اگرچه روابط عمومی یعنی اطلاع رسانی درست در هر زمان و در هر کجا و با هر ابزار مناسب. (رنجبری، 1382، ص14)
24) مشکلات و موانع ایجاد روابط عمومیالکترونیک
اطلاع رسانی به عنوان رسالت اولیهی روایط عمومی و به وسیله اینترنت علاوه بر دسترسی به اطلاعات مناسب، نیازمند بهرهگیری از دانشهای نوینی است که آموزش و بهرهگیری از آنها نیازمند طی دورههای تخصصی کامپیوتر است. در سازمانها و دستگاهها، واحد روابط عمومی که به عنوان مرکز اطلاعات و انتقال و ارتباط با مخاطب در درون و برون سازمان تلقی میشود باید در اولویت اتصال به اینترنت و قابلیتها و توانمندیهای اطلاعاتی و ارتباطی آن قرار گیرد. روابط عمومی با متصل شدن به شبکه اطلاعاتی اینترنت قادر خواهد بود از قابلیتهای بیشمار ارتباطات این شبکه جهانی استفاده کند. روابط عمومی در این راستا میتواند اطلاعات ارزشمندی پیرامون برنامهها، فعالیتها و مأموریتهایی که سازمان در آن ارتباط است، دستیابد و از سوی انتقال دهنده بسیاری از پیامهای سازمان خود برای انبوهی از مخاطبان سازمان متبوعش باشد که مشترک اینترنت هستند. در واقع بهرهگیری چند منظوره ارتباطات برای روابط عمومی از طریق اینترنت با سهولت و سرعت و کیفیت بالاتری امکان پذیر خواهد شد. آیا به راستی چه تعداد از واحدهای روابط عمومی در ایران به این پدیده جدید و نوین متصل شدهاند و از آن بهره برداری میکنند؟ آیا چه تعداد از کارشناسان روابط عمومی با نحوه استفاده و کار با این تکنولوژی آشنا هستند و برای این منظور آموزشهای کافی را دیدهاند؟ و آیا چه میزان حمایت و اعتبار از سوی سازمانها برای توسعه و تجهیز روابط عمومیها برای این نوع تکنولوژیها صورت میگیرد. بدون تردید با قاطعیت میتوان گفت روابط عمومیها با این تکنولوژی نوین آشنایی بسیار اندک و ابتدایی داشته و با قابلیتها، ظرفیتها و توانمندیهای آن آشنایی کافی ندارند و آن حمایت شایسته و بایسته از طرف مدیریتها برای تجهیز روابط عمومیها صورت نمیگیرد. لذا ضروری است برای توسعه و تحول در برنامههای ارتباطاتی، روابط عمومیها از این تکنولوژی بهرهمند شده و تواناییهای خود را افزایش دهند. در حال حاضر روابط عمومیها در ایران این امکان را خواهند داشت که از طریق اینترنت به شبکه اطلاعاتی انجمنهای بینالمللی روابط عمومی در دنیا نیز متصل شده و به آخرین یافتهها و دستاوردهای علمی روابط عمومی در دنیا دسترسی پیدا کنند. روابط عمومیها در سازمانها باید پیشگام دستیابی به تحولات و تکنولوژی IT باشند چرا که اساس کارشان ارتباط با مخاطبان سازمان و انتقال و دریافت اطلاعات از آنان است. سازمانها باید واحدهای روابط عمومی را به امکانات و تجهیزات شبکههای اطلاعات جهانی نظیر اینترنت پیوند دهند تا آنان بتوانند جوابگوی نیازهای بیشمار سازمان، مخاطبان و مراجعان با بالاترین کیفیت و در اسرع وقت باشند. از سوی دیگر روابط عمومی با بهرهگیری از اینترنت و الکترونیکی شدن فرصتها را فراهم میسازد تا کیفیت ارایه خدمات به کاربران بهبود یافته و آنان در هر ثانیه و دقیقه به حجم وسیعی از خدمات و اطلاعات دسترسی پیدا نمایند. این نوع جدید روابط عمومیها، اطلاعات و دادههای فناوریهای ارتباطی را برای ارایه خدمات بهتر بهکار میگیرند. ویژگی خاص روابط عمومیالکترونیک تسهیل دسترسی شهروندان و مخاطبان و ساده سازی فرایندهای ارتباطات و منجر به کاهش هزینهها خواهد شد. به بیان دیگر اتصال و بهرهگیری روابط عمومیها به عنوان پایگاههای اطلاعاتی و اطلاع رسانی در سازمانها به امکانات اینترنتی و الکترونیکی یک الزام مأموریتی است که باید در راستای همگامی با تکنولوژیهای نوین این همسانی و همراهی صورت پذیرد. در این بین روابط عمومی مؤثر باید با جهش فناوری پیش رود تا جایگاه خود را از دست ندهد و یکی از راههای رسیدن به این امر مجهز شدن روابط عمومی به فناوری الکترونیک است. (آقاداوود، 1381، ص3)
روابط عمومیالکترونیکی نقش مهمی در جهت ارائه اطلاعات و خدمات کیفی در یک جامعه اطلاعاتی به مخاطبان دارد، لکن تحقق این نوع از روابط عمومی با مشکلات چندی رو به رو است که برخی مشکلات و محدودیتهای فراروی روابط عمومیها جهت تحقق روابط عمومی دیجیتال عبارتند از:
1. شاید مهمترین مانع بر سر راه تحقق روابط عمومیالکترونیک، عدم دسترسی یکسان همه شهروندان به اینترنت و نداشتن قدرت خرید در کامپیوتر و هزینههای نسبتاً سنگین اینترنت و خط تلفن است. با وجود اینکه ضریب نفوذ اینترنت و رایانه در جهان با سرعت در حال گسترش است، ولی حتی در کشورهای پیشرفته و صنعتی نیز نمیتوان گفت که همه مردم به شبکه جهانی دسترسی دارند یا برای استفاده از آن از مهارت کافی برخوردارند.
2. یکی دیگر از موانع موجود برای تحقق روابط عمومیالکترونیک، مقاومت خود کارگزاران روابط عمومی است. کارکنان روابط عمومی اکنون با نسل دیجیتال مواجهاند و عدم تخصص آنها به فن کار با رایانه، آشنایی نداشتن با اینترنت و مهمتر از همه عدم تسلط به یک زبان خارجی از مهمترین دلایل مقاومت آنها محسوب میشود. همچنین آنها فکر میکنند روزی کار خود را با فراگیر شدن دنیای دیجیتالی در روابط عمومیها از دست خواهند داد. برای حل این مسأله، اکنون در روابط عمومیهای دنیا این تصمیم اعمال میشود که هیچ کارمندی حذف نخواهد شد، ولی کارمند جدیدی نیز به سیستم اضافه نمیشود. بدین ترتیب فرصت کافی برای آموزش و هماهنگ ساختن نیروها با شرایط و امکانات جدید فراهم میشود و هم مقاومت منفی کارکنان قدیمیتر، اندک اندک بدنه ادارات مختلف سازمانها از جمله روابط عمومی کوچکتر و لاغرتر میشود.
3. یکی دیگر از چالشهای اساسی مدیران و سازمان در پیاده سازی موفقیتآمیز روابط عمومیالکترونیک چالشهایی است که آنها در مواجهه با کارمندان پیش رو دارند. کارمندانی که به شیوههای سنتی عادت کردهاند و اکنون باید خود را با روشها و ابزارهای جدیدی هماهنگ سازند. همانطور که میدانید هر روش و ابزار جدیدی با خود فرهنگ و نیازهای جدیدی به همراه دارد و برای مثمر ثمر واقع شدن در جریان اهداف و برنامههای سازمان ضروری است که فرهنگ برخورد و استفاده مناسب از تکنولوژیهای جدید در میان کارمندان گسترش یابد این کار از طریق آموزشهای متناوبی صورت میگیرد که فراخور زمان به کارمندان ارائه میشود. تمام این کارها به دلیل نقش جدیدی است که انسان و تکنولوژی به عنوان مکمل یکدیگر پیدا کردهاند. گسترش فرهنگ تکنولوژی پذیری در میان کارمندان روابط عمومی باعث تعالی جایگاه سازمان در میان مردم شده و ذهنیت مثبتی از سازمان در آنها برجای میگذارد. کارمندان روابط عمومیالکترونیک در پاسخگویی به نامههای الکترونیکی، نمابرها، تلفنها، اطلاع رسانی از طریق سایت سازمان و… نهادهاست سرعت و دقت را به خرج خواهند داد تا مراجعه کننده تمامی اطلاعات مورد نظرش را به دست آورد. در اخیار داشتن کارمندان علاقهمند و حرفهای میتواند شما را در بهرهبرداری از قوه خلاقیت آنها خلاقیت آنها یاری دهد.
شاید به کارگیری تکنولوژی در امور جاری روابط عمومی را بتوان شروع مناسبی برای این بحث دانست. ولی کلمات کلیدی در این نوع روابط عمومیها مخاطب، سرعت در اطلاع رسانی، بینش و سواد و رقابت است. (فرنقی، 1386، ص15)
- عدم اطلاع کافی مدیران سازمانها از مفاهیم مربوط به جامعه اطلاعاتی و روابط عمومی دیجیتال، ضرورت حرکت به این سمتو سو، کارکردهای آن و نیز امکانات و ابزار مورد نیاز یکی از مشکلات فراروی تحقق روابط عمومی دیجیتال است.
- فرهنگ و ذهنیت مردم سنتی است که میبایست این فرهنگ و ذهنیت متناسب با شرایط جامعه اطلاعاتی تغییر یابد که البته تغییر آن هزینه زیادی را در پی خواهد داشت.
- عدم وجود زیرساختهای مورد نیاز در زمینه فناوریهای اطلاعاتی از قبیل گسترش اینترنت و عدم آموزش کافی عموم جهت استفاده از این فناوریها نیز از جمله مشکلات موجود است که میبایست جهت حل آن تدابیر لازم اندیشیده شود. چراکه شرط نخست برای تحقق جامعه اطلاعاتی وجود زیرساختهای لازم و مورد نیاز آن است.
- امنیت در روابط عمومی دیجیتال دچار مشکل است و از آنجا که عمده فعالیتهای روابط عمومی دیجیتال ارائه اطلاعات و خدمات مورد نیاز از طریق فناوریهای نوین ارتباطی همانند اینترنت است میبایست جهت جلوگیری از مخدوش شدن و سوءاستفاده از اطلاعات تدابیر لازم اندیشیده شود. در چنین وضعیتی عبور از روابط عمومی سنتی به الکترونیک احتمالاً با موانعی به شرح زیر رو به رو خواهد شد:
1) مقاومت احتمالی کارگزاران و مدیران در برابر تغییر
2) ناآگاهی نسبت به کاربرد روابط عمومی الکترونیک
3) عدم دسترسی یکسان مخاطبان سازمان به اینترنت(نداشتن قدرت خرید کامپیوتر و تجهیزات جانبی جانبی آن)
4) ضعف زیرساختهای مخابراتی کشور
5) عدم تسلط به زبان خارجی
6) عدم فرهنگ سازی در زمینه (ICT) موارد فوق را میتوان از موانع تحقق روابط عمومی الکترونیک و دولت الکترونیک دانست.
مشکل بعدی آن در روش و طراحی آن نیست بلکه روش ارائه خدمات و اطلاع رسانی و ارتباطات مناسب معضل اصلی است. روابط عمومیها به عنوان یک مجموعه کل و حلقه واسط بین سازمان و جامعه و سازمانها باید قادر باشند اطلاعات دیجیتالی را به خوبی دریافت کنند و زمینههای فنی لازم برای ارتباطات واحدهای مختلف سازمانی با همدیگر و با دیگر واحدهای روابط عمومی همکاری اثربخشی داشته باشند. مشکل دیگر این است که رهبران سازمانها از این امکانات اطلاع کافی ندارند و به دنبال آن نیز نمیروند. مشکل بعدی که وجود دارد فرهنگ و ذهنیت مردم است، تغییر ذهنیت و فرهنگ سنتی استفاده از خدمات هزینه زیادی خواهد داشت. فراهم کردن فضای مناسب، حفظ استفادههای نامناسب و فقدان تخصص لازم در انجام تغییرات سریع در روشها و فنآوری اطلاعات از مشکلات دیگر به حساب میآید. مشکل دیگر نبود روشهای قانونی مناسب برای تجارت دیجیتالی و الکترونیکی سختافزار و نرمافزار است. آخرین مشکل امنیت روابط عمومی دیجیتالی میباشد و آن عبارت است از عدم استفاده دموکراتیک از سیستمهای روابط عمومی دیجیتالی. (متفکر، 1382)
25) نتیجهگیری
به طور در بررسیهایی که از روابط عمومیالکترونیک در این مقاله به دست آمد به این نتیجه میرسیم که: اولاً روابط عمومیالکترونیکی حاصل تغییرات فنی و تکنولوژیک بخصوص فنآوری اطلاعات از یک طرف و انطباق سازمانی دیگر با تغییرات عصر اطلاعات و دیجیتال از یک طرف و پیشبینی آینده محیط مجازی و واقعیتهای مجازب از طرف دیگر است. ثانیاً در صورت پذیرش تفکر مدیریت استراتژیک در حوزه روابط عمومی و ارتباطات فلسفه روابط عمومی دیجیتالی و الکترونیک به راحتی برای مسئولان و کارکنان قابل هضم و ترسیم خواهد شد. به هرحال جوامع امروزی اینک در حال گذار به جامعه اطلاعاتی آینده هستند، جامعهای که فناوریهای اطلاعات و ارتباطات تمامی ابعاد زندگی انسانها را تحت تاثیر قرار خواهد داد. جامعه ما نیز ناگزیر از این روند خواهد بود و خواه ناخواه به این سمت و سو کشیده خواهد شد. در همین راستا دولت و مسئولان نظام در سخنان خود بارها به اهمیت این مسئله پرداختهاند و لزوم اندیشیدن تدابیر لازم در این زمینه را یادآور شدهاند که از جمله مصادیق آن میتوان به تدوین طرح تکفا، اجرای طرح تحول نظام اداری کشور و برگزاری چندین همایش اشاره کرد. لذا همسو با این اقدامات و تلاشها و تغییرات به وجود آمده در سازمانها و نهادها در سالهای آتی، روابط عمومیها نیز میبایست با اندیشیدن تدابیر لازم و با ایجاد تغییرات مورد نظر زمینههای لازم را جهت تحقق روابط عمومی دیجیتال آماده سازند. روابط عمومیالکترونیک، گام اول است در جهت ایجاد سازمان الکترونیک و در نهایت دولت الکترونیک. روابط عمومی با توجه به ماهیت اطلاعاتی خود، جایگاه مناسبی استبرای استفاده از تکنیکها، ابزارها و روشهای فنآوری اطلاعات و ارتباطات که متاسفانه امروزه کمتر از آن بهره مناسب میبرد. دلیل آن به مهجور بودن روابط عمومی در سازمانها (عدم مهم شمردن آن به اندازه کافی)، عدم دانش مدیران و کارمندان روابط عمومیها و یا بخش نامهای بودن فعالیتهاست. در صورت پذیرش تفکر مدیریت استراتژیک در حوزه روابط عمومی و ارتباطات فلسفه روابط عمومی دیجیتالی و الکترونیکی به راحتی برای مسئولان و کارکنان قابل هضم و ترسیم خواهد شد. میزان موفقیت در بهرهگیری از تکنولوژیهای نوین ارتباطی همچون فناوری اینترنت به میزان توافق بین این متغیرها بستگی دارد، اگرچه هر کدام از این عوامل ششگانه مشخصات خاص خود را دارند، ولی اساساً حلقههای یک زنجیر هستند و بستر را برای طراحی، نگاهداری و بهرهگیری موفقیتآمیز تکنولوژی اطلاعات هموار میکنند.
و باید توجه داشت برای رسیدن به رشد و توسعی همه جانبه همانطور که در سطور پیشین اشاره شد فراگیر شدن روابط عمومیها باید مورد توجه جدی قرار گیرد، چراکه توسعه و پیشرفت یک جامعه بدون در نظر گرفتن نیازهای افراد آن جامعه امکان پذیر نخواهد بود، بنابراین میطلبد نه صرفاً در تئوری بلکه در عمل به این نکات توجه بیشتری نماییم:
- یکی از مهمترین اقداماتی که باید برای تحقق روابط عمومیالکترونیک صورت گیرد، ایجاد ذهنیت و احساس مسئولیت در میان دستاندرکاران اصلی کشور و کارگزاران نهادهای دولتی و روابط عمومیهاست که متأسفانه به این مهم، متناسب با روند پرشتاب تحولات ارتباطی توجه شایستهای نشده است.
لازم است که زیربنای بهرهگیری از فنآوری اطلاعات با تکیه بر قدرت، رفع ضعفها، استفاده از فرصتها و مقابله با تهدیدها در قالب برنامههای کوتاه مدت و بلند مدت فراهم شود.
با توجه به نقش روابط عمومیالکترونیک در فرایند تحقق دموکراسی، از کارگزاران و متولیان حرفهای روابط عمومی انتظار میرود که با غنیمت شمردن فرصت پیش رو، امکان تبادل نظر و اظهارنظر مخاطبین و عموم را با مسئولان عالی یک نهاد یا یک سازمان فراهم و در این مسیر از هیچ کوششی دریغ نکنند.
قابلیت پردازش و انتقال سریع اطلاعات، ضمن کاهش تأخیر در برنامهریزی، زمینه کاهش فساد و تخلفات اداری و دولتی را موجب میگردد، لذا با بهرهگیری از فنآوری ارتباطات میتوان ضمن شفاف سازی و اطلاع رسانی صحیح، به منظور مقابله با بوروکراسی و کاغذ بازی اداری و اتلاف وقت و هزینه، به منزله نوعی مبارزه با فساد اداری نیز از آن بهره جست.
26) منابع و مأخذ
1. سید محسنی، سید شهاب (1380)، روابط عمومی و ابزارهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی، انجمن متخصصان روابط عمومی، تهران.
2. متفکر، حسین، (1382) روابط عمومی دیجیتالی، نشریه همشهری، تهران.
3. فریزر پی، سیتل (1383) روابط عمومی الکترونیک، ترجمه محمدمهدی فتورهچی، نشریه تحقیقات روابط عمومی، شماره 21 و 22، مؤسسه تحقیقات روابط عمومی، تهران.
4. بوتان، کارل، هزلتون، وینست (1378) نظریههای روابط عمومی، ترجمه علیرضا دهقان، مرکز مطالعات رسانه، تهران.
5. مؤمنی نورآبادی، مهدی (1383) روابط عمومیالکترونیک، اداره کل تبلیغات دولت، تهران.
6. رنجبری، رضا (1382) روابط عمومی، اینترنت، چالشها و راهکارها، اطلاعات (ضمیمه)، تهران.
7. سلطانیفر، محمد، مؤمنی نورآبادی، مهدی (1382) مقدمهای بر روابط عمومیالکترونیک، نظر سیمای شرق، تهران.
8. باقریان، مهدی (1380) روابط عمومیالکترونیکی، مؤسسه کارگزار روابط عمومی، تهران.
9. فتورهچی، محمدمهدی (1384) بررسی وضعیت و میزان تحقق روابط عمومیالکترونیک در دانشگاههای دولتی شهر تهران، رسانه کارشناسی ارشد، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، تهران.
10. مؤمنی نورآبادی، مهدی (1381) روابط عمومیالکترونیک، راهنمای جامع روابط عمومی، انجمن روابط عمومی ایران، تهران.
11. مؤمنی نورآبادی، مهدی. سلطانیفر، محمد (1382) مقدمهای بر روابط عمومیالکترونیک، سیمای شرق، تهران.
12. جبرائیلی، مهدی (1385) روابط عمومیالکترونیکی، ماهنامه آموزشی، پژوهشی و اطلاع رسانی، سال هفتم، شماره 78، تهران.
13. آقاداوود، سید رسول (1372) وظایف روابط عمومی در درون سازمان، ماهنامه پیام روابط عمومی، ارگان وزارت جهاد سازندگی شماره 13.
14. امامی رودسری، حسین (1381) کاربرد اینترنت در روابط عمومی کارگزار روابط عمومی.
15. امامی رودسری، حسین (1380) نشر روابط عمومی در توسعه بانکداری الکترونیک، فصلنامه کارگزار روابط عمومی، شماره اول.
16. اکرمی، حمیدرضا (1380) روزنامهنگاری الکترونیک چیست؟، فصلنامه پژوهشی و سنجش، شماره 21 و 22.
17. آقاداوود، رسول (1381) روابط عمومیالکترونیک و چالشهای آینده ایرانة نشریه خبری دانشگاه صنعتی اصفهان، شماره 3، اصفهان.
18. ذوالنور، آنیتا (1380) آموزش آنلاین یا درس روابط عمومی، ماهنامه علم الکترونیک و کامپیوتر، دوره 24، شماره 294، تهران.
19. فرنقی، محمدرضا (1386) دربارهی روابط عمومیالکترونیک، دنیای کامپیوتر و ارتباطات، دورهی 6، شماره 60.
20. AUTOR, David H., KATZ, F. LAWRENCE, and Alan B.
KRUEGER (1997) “Computing Inequality: Have Computers Changed the Labor Market?” Industrial Relation Working Paper #377, Princeton University.
21.BRINJOLFSSON, Erik, and Lorain M. HITT(1998) “Beyond the Productivity Paradox: Computers are the Catalyst for Bigger Changes. “Communications of the ACM.
22.BRYNJOLFSSON, Erik, and Lorain M.HITT(1998) “Information Technology and Organizational Design: Firm level Evidence,’’MIT Working Paper.
23.DAVID, P.A.(1990)”the Dynamo and the Computer: A Historical Perspective on the Modern Productivity Paradox. “American Economic Review Papers and Proceedings, pp. 355-361.
24.ELLIS, Richard, and B. Lindsay. LOWELL(1999)”Core Occupations of the US Information Technology Workforce. “Report 1 of the IT Workforce Data Project.
25.ELLIS, Richard, and B. Lindsay. LOWELL (1999)” The Production of US Degrees in Information Technology Disciplines. “ Report II of the IT Workforce Data Project.
26.ELLIS, Richard, and B. Lindsay. LOWELL(1999)”Foreign- Origin Persons in the US Information Technology Workforce. “Report III of the IT Workforce Data Project.
27.Associates, Inc. ,Publishers H. Botan, Vincent Hazleton, Jr. “ public Relation Theory” Lawrence Erlbaum. Carl of public relations”, USA, prentice, 2001 28. Fraser p. Seitel. “the practice
نویسنده:مهرزاد سرفرازی ، دکتر غلامرضا معمارزاده
منبع: ماهنامه عصر اطلاعات- شماره 42